Przeskocz do treści

Feedback w samoorganizacji

W samozarządzających się organizacjach często dochodzi do sytuacji, gdzie nasz dotychczasowy sposób komunikacji zostaje wystawiony na ciężką próbę. Nie mamy możliwości ‘schowania’ naszych frustracji wobec innych osób za ścianą ‘profesjonalizmu’ lub okazjonalnych rozmów z przełożonym. Nie wystarczy już postawa “każdy wie co ma robić, nie trzeba drążyć kto kogo lubi lub nie”. Prowadzi to do ukrytych konfliktów, strachu przed wzięciem odpowiedzialności i powrotem do 'bezpiecznego' grupowego podejmowania decyzji. Zapraszam do poznania praktycznego narzędzia, które stosuję, aby temu przeciwdziałać.

Samoorganizacja rodzi frustrację

Pierwsze takie problemy pojawiają się już w momencie stosowania demokratycznych modeli podejmowania decyzji. Kiedy ‘przegram’ głosowanie, moja frustracja może być wyrażona na głos, lub głęboko schowana. Może się przejawiać w niechęci do wprowadzania przegłosowanych zmian czy wręcz aktywnym sabotowaniu nowego porządku. Pojawia się postawa pasywno-agresywna. Aby zażegnać tego typu sytuacje, część z nas przestawia się na szukanie konsensusu, badanie ‘nastrojów’ wśród zespołu. Prowadzi to do niekończących się próśb o poparcie (“Co sądzicie? Bo ja mam taki pomysł, ale oczywiście dostosuję się…”) i długiego procesu decyzyjnego. Wszelkie frustracje nie zostały rozwiązane - są tylko przeciągane. 

Przy przejściu na kolejny poziom, gdzie na przykład mamy płaską strukturę i wydzielone obszary odpowiedzialności, gdzie decyzje są podejmowane bardzo szybko, często tylko po zebraniu głosów doradczych od paru osób, frustracji pojawi się jeszcze więcej. 

Trudne sytuacje będą spowodowane na przykład takimi rzeczami:

  • Nie zostałem zapytany zdanie w temacie, który mnie interesuje
  • Zostały podjęte decyzje, które utrudniają mi pracę
  • Ktoś zrobił coś, co moim zdaniem jest niepotrzebne i nie przynosi wartości firmie
  • Ktoś oczekuje ode mnie decyzji, a ja obawiam się konsekwencji podjęcia złej
  • Potrzebuję czegoś od innej osoby, a ona odmawia z uwagi na to, że nie ma tego w swoich odpowiedzialnościach
  • Chcę, żeby rzeczy ‘się działy’ i ludzie brali odpowiedzialność, ale tak się nie dzieje

Przygotowanie zespołów czy całej firmy na takie nowe wyzwania nie jest oczywiście sprawą ani łatwą ani dającą się rozwiązać w krótkim czasie. Z mojego doświadczenia wynika, że jednym z kluczowych elementów ‘hartowania się’ organizacji jest rozwój kultury feedbacku. Dzięki częstej wymianie informacji zwrotnej ludzie mogą procesować swoje frustracje oraz rozwijać się. Zmniejsza się ryzyko powstawania długotrwałych, nierozwiązanych konfliktów i 'szarej strefy' - gdzie polityka i 'kto kogo lubi' jest bardziej istotna niż efektywna współpraca.
O indywidualnym feedbacku i jak się do niego przygotować pisałem już tutaj. Dzisiaj chciałem przedstawić wam formę feedbacku grupowego, która wspomaga budowanie samozarządzających się zespołów. 

Kultura Feedbacku - narzędzie do sesji grupowej

Sesja feedbackowa dla zespołu polega na tym, że zespół, siedząc razem, po kolei daje każdemu ze swoich członków uproszczoną informację zwrotną. Jest to dobry sposób na wdrażanie podstaw feedbacku oraz ośmielanie członków zespołu do udzielania i otrzymywania takiej informacji. 

Na początku zespół ma zwykle pewne obawy przed taką otwartością - w końcu wszyscy będą słyszeć wszystko o innych. Jednak odpowiednie zbudowanie bezpiecznej atmosfery (poprzez odpowiednie ćwiczenie na wstępie z zespołem) pomaga zniwelować te obawy. 

Sposób budowania takiej sesji:

  1. Przygotowanie do sesji: ankieta badania potrzeb i gotowości do udzielania/otrzymywania feedbacku
  2. Warsztat wprowadzający do feedbacku. Zespół dowiaduje się czym jest, a czym nie jest feedback oraz ustala wzajemne oczekiwania i potrzeby jeśli chodzi o ‘dobry’ feedback
  3. Przygotowanie się do sesji. Uczestnicy dzielą się z pozostałymi informacja z jakiego obszaru chcieliby dostać feedback w pierwszej kolejności. Następnie przygotowują sobie feedback dla każdej osoby w zespole. Pytania pomocnicze:
    1. Co Ci ułatwia/utrudnia współpracę ze mną?
    2. W czym jestem najlepszy/najlepsza?
    3. Czego możesz się ode mnie nauczyć?
    4. Czego mogę robić więcej, a czego mniej?
    5. Czego ode mnie potrzebujesz?
  4. Sesja feedbackowa - każdy do każdego. Podczas danej rundy jedna osoba otrzymuje feedback od pozostałych osób (wypowiadają się one po kolei).
    1. Każdy ma max. 2-3 minuty na wypowiedź
    2. Osoba otrzymująca feedback ma czas na końcu aby podsumować co usłyszała
  5. Opcjonalnie - sesja ‘jak mi się pracuje w zespole’ gdzie następuje podsumowanie tego, co o sobie usłyszeliśmy i wypracowanie dalszych działań propagujących feedback czy inny obszar współpracy zespołowej

Sesje takie przeprowadziłem lub współprowadziłem już kilkanaście razy. Ostatnio w świetnej atmosferze i w pełni zdalnie w firmie Code Poets.
Oto moje najważniejsze wnioski:

  • Jest to bardziej ćwiczenie z obszaru ‘team building’ niż feedbacku, co nie zmienia faktu, że jest to dobry wstęp do dalszych działań w budowaniu takiej kultury w zespole
  • Feedback, jaki pojawia się przy pierwszej sesji jest zwykle ‘bezpieczny’ (dużo więcej docenienia niż feedbacku rozwojowego). Jest to naturalne i sprzyja otwieraniu się na feedback w przyszłości
  • Sesje można bez problemu przeprowadzać zdalnie oraz rozbijać na kilka krótszych spotkań


Jeśli chcesz abym pomógł Twojej firmie w przeprowadzeniu takich sesji i zaczepił ziarno kultury feedbacku, napisz do mnie tutaj lub na szkolenia@zwinnosc.org.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.