W mojej pierwszej pracy (NSN, jeszcze w biurowcu Silver Forum we Wrocławiu) mieliśmy zwyczaj, w każdą środę, wspólnego grania w Wolfenstein: Enemy Territory. I cóż to były za rozgrywki! Dwa zespoły rywalizujące na różnorodnych mapach - a każda miała jakiś cel, jakąś misję do zrealizowania. Każdy z nas wcielał się w jakąś wyspecjalizowaną postać - która oprócz tego, że strzelała do wrogów, to jeszcze miała jakąś dodatkową funkcję na polu bitwy. Moją ulubioną postacią był medyk. Oprócz tego, że (jak reszta) dążyłem do realizacji wspólnego celu, to jeszcze moim zadaniem było orientowanie się w stanie zdrowia zespołu - komu ile życia zostało? Gdzie zostawić apteczki na zapas? Kto potrzebuje pomocy i trzeba go reanimować?
Po latach zorientowałem się, że Scrum Master to właśnie (między innymi) taki polowy medyk właśnie. Lub jak kto woli - lekarz pierwszego kontaktu. Może nie jesteśmy w stanie uleczyć skomplikowanych chorób (bo rzadko jesteśmy pełnoprawnymi Psychologami, Coachami, Mediatorami) ale powinniśmy być w stanie postawić wstępną diagnozę, zapewnić doraźną pomoc i skierować do specjalisty w razie poważniejszych problemów.
W niniejszym artykule postaram się opisać stosowane przeze mnie metody diagnozowania zdrowia zespołu - od tych najbardziej intuicyjnych do tych opartych o twarde dane. Jeśli potrzebujesz tylko podsumowania, przejdź tutaj .
Zanim jednak zaczniemy, chciałbym podkreślić, że zdrowie zespołu to oczywiście wielowymiarowy temat. To zarówno relacje, jak i efektywność procesów i ulepszania się, sposób rozwoju produktu czy wreszcie wspólne zrozumienie misji i celów. Nie każda metoda opisana poniżej będzie od razu badać wszystkie te aspekty. Ponadto, zespół inaczej będzie się zachowywał w tych obszarach na początku swojej drogi, a inaczej już jako w pełni sformowany, efektywny zespół. Ale to już materiał na następny artykuł.
Osmoza
Najbardziej intuicyjnym, ale też najbardziej pasywnym sposobem badania zdrowia zespołu jest po prostu… siedzenie z zespołem. Poprzez osmotyczną komunikację (termin wprowadzony przez Alistaira Cockburna) jesteś w stanie chłonąć informacje na temat życia zespołu. Słyszysz ich rozmowy, obserwujesz ich zachowania i wyciągasz wnioski.
Rzeczy, na jakie warto wtedy zwrócić uwagę:
- Jak członkowie zespołu ze sobą rozmawiają? Czy milczą przez większość dnia czy może toczą się luźne rozmowy?
- W jaki sposób współpracują? Czy każdy siedzi nad własnym zadaniem, czy może podchodzą do siebie nawzajem, siadają przy jednym komputerze i coś wspólnie tworzą?
- Jak często podchodzą do waszej tablicy kanbanowej (lub sprint backlogu)? Czy uaktualniają zadania także w trakcie dnia, czy to ty musisz przesuwać je za nich w trakcie daily?
- Jak wygląda przestrzeń, którą zajmujecie? Czy zalewają was pomoce wizualne (np. monitory wyświetlające stan produkcji)? Czy ludzie mają jakieś osobiste rzeczy na biurkach?
- Jak wygląda daily? Czy uczestnicy mówią do siebie czy do ciebie/PO/managera? Czy jest wspominany wspólny cel?
W obecnych czasach (lockdown, praca zdalna) znacznie trudniej jest polegać na osmotycznej komunikacji - nie jest jednak to niemożliwe. Ja staram się stwarzać przestrzeń do luźnej wymiany zdań w trakcie daily czy na początku zespołowych spotkań. Organizuję też od czasu do czasu ‘piwo online’ aby po prostu zobaczyć się w kamerach i porozmawiać.
Tutaj chciałbym też dodać, że osmotyczna komunikacja jest formą diagnozy bazującą mocno na naszej intuicji, umiejętności obserwacji i doświadczeniu - nie polecam stosować jej jako jedynej formy diagnozy zdrowia zespołu.
Indywidualne rozmowy
Czasem są to rozmowy przy kawie, a czasem dedykowane spotkania 1-na-1 gdzie rozmawiam z członkiem zespołu. Lubię przeprowadzać takie rozmowy regularnie, szczególnie w nowo sformowanych zespołach. Pozwala mi to poznać lepiej każdego członka zespołu, zrozumieć jego motywację, wysłuchać problemów i pomysłów na usprawnienie naszej pracy. Czasem z takich rozmów mogą urodzić się dalsze sesje, np. mentoringowe gdzie mogę wesprzeć rozwój danej osoby w obszarze, na którym się znam. Dodatkowo można wychwycić sytuacje, w których ktoś myśli o zmianie pracy i być może zareagować na to (jeśli w grę wchodzą jakieś demotywatory).
Takie rozmowy oczywiście nie powinny zastępować budowania w zespole gotowości do podjęcia trudnych tematów czy problemów na gronie całego zespołu (np. na retrospekcji). Jako Scrum Master ostatnią rzeczą jaką potrzebujesz to stanie się proxy dla wszelakich problemów i konfliktów w zespole. Często jednak w początkowej fazie budowania zespołu nie ma jeszcze wśród członków tegoż zespołu wystarczającej odwagi do tego aby poruszać trudne tematy w szerszym gronie. W związku z tym moją rolą jako ‘lekarza pierwszego kontaktu’ w tej sytuacji jest wyłapywanie na przykład nierozwiązanych konfliktów, które mogą przerodzić się w sytuacje niszczące cały zespół od środka. Przy czym muszę tutaj zaznaczyć, że moją rolą nie jest rozwiązywanie tych konfliktów za kogoś - bardziej wskazanie pewnych dróg rozwiązań (rozmowa, feedback w postaci komunikatu asertywnego, etc.) a w razie potrzeby - zaproponowanie bardziej profesjonalnej pomocy (np. wsparcie dedykowanego Mediatora).
W trakcie rozmów robię notatki (za pozwoleniem oczywiście mojego rozmówcy) aby móc później wrócić do nich za jakiś czas. Same sesje staram się prowadzić nie rzadziej niż raz na kwartał. O co pytam w szczególności? O to jak się pracuje w zespole, co daną osobę nakręca w ostatnim czasie (motywacja), co podcina skrzydła (szukam oznak wypalenia) oraz co jeszcze przyda się naszemu zespołowi. Czasem jest to też okazja do wymienienia się feedbackiem na temat naszej pracy (prosta formuła - co mi pomaga w twojej pracy, co przeszkadza; czego jest za dużo lub za mało).
Dedykowane spotkania zespołowe
Dobrym miejscem do obserwacji zdrowia zespołu są dedykowane spotkania - na przykład te Scrumowe czy sesje zespołowe dedykowane konkretnemu obszarowi. Tutaj już możemy obserwować nie tylko relacje, ale też jak zespół radzi sobie w obszarach procesu, dostarczania wartości. Retrospekcja jest szczególnym spotkaniem, gdzie możemy pokusić się o diagnozowanie zdrowia zespołu w bardziej szczegółowy sposób. Tutaj możemy zacząć omawiać z zespołem metryki procesowe lub zespołowe (o nich trochę więcej w następnym punkcie), czy obserwować jakie tematy są poruszane - czy są powierzchowne, dotykające tylko technicznych rzeczy? A może także głębokie, dotyczące ról w zespole, zależności zewnętrznych czy problemów z szefem? A może nie ma żadnych problemów? (najgorzej!).
Uzupełnieniem retrospekcji mogą być też dedykowane warsztaty zespołowe. Wraz z rozwojem dojrzałości zespołu, możesz zdecydować się przeprowadzić warsztat diagnozy ról zespołowych (np. według M. Belbina czy K. Jedlińskiego), sposobów komunikacji (np. DISC) czy grupowej sesji sesji feedbackowej. Szczególnie ta ostatnia sesja daje okazję do obserwacji gotowości zespołu na udzielanie sobie informacji zwrotnej nie tylko wzmacniającej, ale też rozwojowej.
Health Check
W tej kategorii my już wszelkiego rodzaju narzędzia i frameworki do kompleksowego badania zdrowia i efektywności zespołu. Poznałem kilka takich narzędzi - tak zwanych ‘gotowców’ oraz stworzyłem też kilka własnych, często będących syntezą gotowych rozwiązań i moich własnych doświadczeń.
Narzędzia te zwykle pozwalają mierzyć zdrowie zespołu w kilku obszarach - czyli na przykład współpracy, relacji wewnątrz i na zewnątrz, efektywności komunikacji, technicznych możliwości (SecDevOps), adaptacji do zmian, przewidywalności, szybkości uczenia się, zadowolenia z pracy, etc. Możliwości jest bardzo dużo i łatwo utonąć w nadmiarze danych. A i zespół szybko może zniechęcić się do odpowiadania na setki pytań w ankiecie i oglądania danych, jeśli niewiele z nich wynika. Często słyszę od liderów: “zacznijmy robić health check w zespołach” i “chcę wiedzieć co tam się dzieje, czy nasze zespoły są dobre?” ale nie idzie za tym żaden konkretny cel i pomysł co dalej z tymi danymi zrobić.
Kluczowe w takim razie wydaje się odpowiednie dobranie kilku wskaźników, które będą pomagać zespołowi i organizacji w podejmowaniu lepszych decyzji w przyszłości. Health Check, robiony regularnie, może dać odpowiedź czy zmiany (eksperymenty), które wprowadzamy pomagają czy szkodzą w danym obszarze. Jeśli macie wątpliwości jakie rzeczy sprawdzać w takim badaniu, warto sobie zrobić sesję GQM i dobrać odpowiednie metryki do naszych celów.
Jakie są ograniczenia takich pomiarów? Z uwagi na bezwładność (w zależności jak często robimy badanie), metryki te mogą nie nadawać się jako system wczesnego ostrzegania, że “coś złego się dzieje” w zespole - tutaj bardziej musimy polegać na osmozie i obserwacji spotkań.
Kilka narzędzi:
- Squad Health Check od Spotify - chyba najbardziej rozpowszechniony i najbardziej nadużywane narzędzie z tej dziedziny. Lekkie, przekrojowe badanie zdrowia zespołu. Można na tej bazie zbudować własne narzędzie i wykroić kilka obszarów, rozszerzyć skalę, dookreślić co oznaczają poszczególne poziomy. Dobrym pomysłem jest wysłanie części pytań do interesariuszy zespołu (klientów, usługodawców zespołu - także wewnętrznych) - np. jak postrzegają współpracę, prędkość zespołu, etc.
- Team Success Metrics - niedawno na blogu Crisp.se pojawił się interesujący wpis o metrykach zespołowych podzielonych na konkretne obszary takie jak misja, techniczne możliwości, zdrowie czy jakość ciągłego ulepszania się. Warto zobaczyć krótkie nagranie, bo jest kilka ciekawych pomysłów tam opisanych.
- 12 pytań Gallupa badające zaangażowanie pracowników - można stosować także w zespole, ale raczej zmodyfikowałbym/wyciął pytania i dostosował je do swojego zespołu. Jest to dobre narzędzie do badania jak ogólnie nasi współpracownicy czują się w środowisku pracy - taki papierek lakmusowy do tego, czy szykują się nam na przykład masowe zwolnienia 🙂
- Team radar - wariacja na temat wizualizacji Health Checku. Po określeniu obszarów ważnych dla życia zespołu, regularnie nanosimy ocenę na mapę w postaci radaru
- Moje własne metody 🙂 Zwykle opracowuję jakąś metodę zbierania informacji w kilku obszarach takich jak - współpraca z klientem, jakość dostarczanych rozwiązań, komunikacja czy narzędzia. Tworzę zwykle z tego ankietę do wypełnienia - ma ona skalę Likerta do zbierania danych liczbowych i śledzenia trendów (dokładnie opisaną co oznacza 1, co 3, a co 5). Ankietę dostaje zarówno zespół jak i interesariusze. Ostatnim krokiem jest spotkanie, na którym zespół wspólnie z interesariuszami omawia poszczególne obszary, dopytuje o różnice w ocenie punktowej oraz ustala dalsze akcje usprawniające
Jak widzisz, temat metryk zespołowych jest bardzo szeroki. Wspomniałem tutaj tylko o dedykowanych ‘narzędziach’, ale przecież każda retrospekcja, każde daily jest okazją do tego, aby odpowiednio dobrane metryki śledzić i omawiać. Jednym z sygnałów zdrowego zespołu jest też to, że sami członkowie zespołu interesują się metrykami i chcą ich używać do świadomego ulepszania się.
Badania ogólnofirmowe
W pewnym momencie organizacja może stwierdzić, że chce zunifikować sposób badania zdrowia/satysfakcji/zaangażowania pracowników. Tutaj są rozwiązania tzw. “in-house” oraz badania przeprowadzane przez firmy zewnętrzne (np. “Great Place to Work”). Takie rozwiązania mają oczywiście swoje zalety i wady.
Z jednej strony dostajemy spory zestaw danych, które (po kilku badaniach) pokazują nam trendy w całej firmie. Jeśli dobrze dobraliśmy metryczkę (czyli sposób kategoryzacji uczestników badania - np. pod względem funkcji, stażu w firmie, doświadczenia na rynku pracy, lokacji, zespołu, etc.) to możemy inicjować globalne usprawnienia skupiające się na konkretnych grupach (bazując na korelacji w interesującym nas obszarze). Dane mniejszych grup możemy przekazać zespołom aby zdecydowały co dalej z nimi zrobić (albo chociażby aby je omówić wspólnie).
Z drugiej strony - mierzenie wszystkich grup tą samą miarą może sprawić, że umkną nam szczegóły problemów, które są specyficzne dla konkretnego zespołu. Dodatkowo, takie badania prowadzone są rzadko (raz na kwartał, pół roku czy nawet rok w przypadku badania “Great Place to Work”) w związku z tym wnioski wyciągane z nich dotyczą często stanu rzeczy sprzed kilku miesięcy. Trudno byłoby oceniać skuteczność akcji poprawiających zdrowie zespołu czy firmy bazując tylko na tak bezwładnej metryce.
Jak w przypadku wymienionych wyżej narzędzi, tak i tutaj powinniśmy zadać pytanie - co chcemy osiągnąć robiąc takie ogólnofirmowe badanie? Czy jest to akcja typowo z dziedziny “Employer Branding” mająca nas reklamować na zewnątrz jako cudownego pracodawcę? Czy może chcemy użyć tej metryki do bardziej konkretnych celów takich jak np. badanie wpływów transformacji w firmie? Od odpowiedzi na to pytanie zależeć będzie też stosunek pracowników do takich narzędzi.
Podsumowanie
Na koniec przedstawiam zebrane przeze mnie typy narzędzi do badania zdrowia zespołu wraz z ich wadami, zaletami i potencjalnym zastosowaniem. Cokolwiek zastosujesz - zastanów się najpierw jakie cele chcesz osiągnąć i dopiero dobierz do tego sposób i metryki 🙂
|
Typ badania |
Zalety |
Wady |
Kiedy stosować? |
|
Osmotyczna komunikacja - obserwacja i słuchanie zespołu |
- Metoda pasywna, z minimalną ingerencją - Ciągłe zbieranie obserwacji, szybkie wychwytywanie zmian |
- Metoda mocno oparta o intuicję, nasze umiejętności i doświadczenie; w związku z tym - nasza interpretacja jest bardzo subiektywna |
- Zawsze, to nic nie kosztuje 🙂 Warto jednak uzupełniać nasze obserwacje o inne metryki |
|
Indywidualne rozmowy |
- Usłyszymy często więcej niż na grupowych spotkaniach czy przez osmozę (bo możemy dopytać, pogłębić) - Mogą być pomocne w diagnozie poważniejszych problemów (wypalenie, konflikt) lub okazji do rozwoju |
- Mogą kojarzyć się ze spotkaniami z managerem |
- Warto stosować szczególnie przy nowo sformowanym zespole - chociażby po to, aby lepiej poznać członków zespołu i zbudować z nimi relacje |
|
Dedykowane spotkania zespołowe |
- Możemy przepracować konkretny temat (feedback, role, etc.) i też zaobserwować interakcje w zespole w sytuacjach trudnych (poza strefą komfortu) |
- Wymagają sporych przygotowań w celu zbudowania bezpiecznej atmosfery |
- W zależności od potrzeb; im bardziej zespół dojrzewa, tym bardziej będzie otwarty na grupowe warsztaty |
|
Health Check |
- Bardziej obiektywne metody pomiaru zdrowia zespołu |
- Kolejna ankieta/spotkanie - czasem następuje przesyt |
- Kiedy nasze obserwacje i rozmowy pokazują, że “coś się dzieje” w zespole ale nie jesteśmy w stanie określić dokładnie co to jest - Kiedy chcesz mierzyć kompleksowo kilka obszarów pracy zespołu - Kiedy zespół lub firma przechodzi poważne zmiany (np. przeorganizowanie składu zespołów) |
|
Badania ogólnofirmowe |
- Najbardziej całościowe podejście do badania tego, jak nam się pracuje w firmie |
- Umykają nam detale na poziomie zespołu (o ile nie zrobimy dobrej metryczki) - Dostajemy tonę danych, które trzeba później opracować (czasem zajmuje to całe tygodnie) |
- Kiedy zależy nam np. na budowaniu marki naszej firmy jako dobrego pracodawcy |