Scrum Master w nowym zespole – jak przeżyć

W pracy każdego Scrum Mastera przychodzi ten moment, kiedy wchodzimy do nowego dla siebie zespołu czy nawet firmy lub organizacji. U mnie zwykle wiąże się to z lekkim stresem i jednocześnie ekscytacją - jak to będzie? Co to za ludzie? Co jest dla nich ważne? Czy mnie zaakceptują oraz - jak będę im mógł pomóc? Chciałbym podzielić się z wami moim doświadczeniami związanymi z wejściem w nowe środowisko. Pokażę wam, jak nauczyłem się (często na błędach), że budowanie relacji (oraz ich podtrzymywanie) jest moim zdaniem kluczowe do osiągnięcia do osiągnięcia dobrych wyników - czy wręcz aby przeżyć te pierwsze tygodnie 🙂

"Wjeżdżam na białym koniu i robię im Scrum'a"

Można czasem zaobserwować takie o to zjawisko:

Wchodzi [Scrum Master/Agile Coach/Konsultant/Agile Expert/Mistrz Yoda] do (pokoju) obcego zespołu. Obwieszcza:
- myślę, że coś tracicie stosując taką tablicę kalendarzową. Dobre praktyki i doświadczenie podpowiadają mi inne rozwiązanie. Moim zdaniem powinniście mieć tablicę z przepływem, dzięki temu zwiększycie swoją transparencję.
Po czym osobnik wychodzi i więcej się nie pojawia (lub pojawia się po paru tygodniach) - zrobił przecież swoją robotę. Był lustrem, zaproponował alternatywę, a resztę zrobi 'samoorganizacja'.

Sam niestety złapałem się parę razy na podobnym działaniu. Dostawałem 'zlecenie' od sponsora/interesariusza: "zajmij się tym zespołem, zwróć uwagę na to i na to". Następnie szedłem do zespołu, mówiłem z jakiego umocowania tu jestem i co jest moim celem. Jaki był efekt? To zależy 🙂 Niektórzy nic nie mówili, inni reagowali defensywnie (lub wręcz agresywnie) na propozycje zmian, jeszcze inni zadawali pytania. Czasem coś się zmieniało, ale raczej zmiany nie były trwałe.

Problem, moim zdaniem, nie polega na tym, że ten osobnik z przykładu był lustrem, że zaproponował swoje rozwiązanie, różne od tego wypracowanego przez zespół. Przyjrzyjmy się jednak stwierdzeniu: "Wchodzi (...)  do (pokoju) obcego zespołu".

Jeśli przypomnę sobie te sytuacje, kiedy jednak udało się zbudować wysoko-wydajny zespół, zainicjować trwałe zmiany, zarówno w samym zespole jak i w organizacji, to wszystkie mają wspólny mianownik: były poprzedzone moją inwestycją w zbudowanie relacji. Wszędzie tam, gdzie najpierw dokonałem (świadomego lub nie) wysiłku w celu poznania ludzi, tego, co ich 'nakręca' (także poza pracą), z jakimi problemami się mierzą oraz czego potrzebują - tam znacznie częściej udawało mi się znaleźć 'podatny grunt' do inicjowania zmian.

Bardzo dobrze ten mechanizm opisuje M. Brzeziński w "Głaskologii". Budowanie dobrych relacji, docenianie i pomaganie innym buduje nasz 'kapitał' u innych ludzi, który później możemy wykorzystać w momentach, kiedy chcemy zaadresować trudny temat (usprawnić praktyki, proces, omówić konflikt w zespole, etc.). R. Cialdini w swojej książce "Wywieranie wpływu na ludzi" nazywa takie moment 'Moments of Power'. Każdy temat taki trudny temat, który wymaga ZMIANY zachowania, przyzwyczajeń, procesów w naturalny sposób wywoła u ludzi OPÓR. Im większy nasz uzbierany kapitał u ludzi, z którymi pracujemy, tym mniejszy opór w takich sytuacjach. A właśnie takie 'Momenty Mocy' to coś, co bardzo często chcemy wykorzystać w naszej pracy Scrum Masterskiej - do zainicjowania zmian, do poruszenia trudnego tematu, do uświadomienia konsekwencji czy pokazania kierunku.

Jak budować dobre relacje? - Wersja dla introwertyka

Temat jest obszerny i skupię się tutaj na kilku moich metodach, które dla mnie działają. Przydały mi się w szczególności w tych kluczowych początkowych tygodniach współpracy z nowymi ludźmi (zespołem, firmą). Dla mnie każdy z tych sposobów w jakimś stopniu wyciąga mnie ze strefy komfortu i jest dla mnie świadomym wysiłkiem - jako introwertyk (dodatkowo długo borykający się z nieśmiałością), na dłuższą metę męczę się przebywając wśród ludzi. Dla kogoś innego może być to dużo łatwiejsze (wręcz naturalne), dla kogoś z kolei - dużo trudniejsze i/lub sztuczne.

1. "Cześć" + uśmiech

Proste i sprawdzone. Nie zawsze wychodzi mi uśmiech 🙂
Tym sposobem inicjujemy ten najprostszy kontakt. Może on ułatwić dalsze 'zapoznanie się'. Ludzie oswajają się z naszą osobą.
Ważne: staram się przywitać z każdym, kogo mijam. Nie ważne, czy pracuje ze mną w zespole czy nie. Jeśli utrzymuję bliższą relację z jakimiś współpracownikami - staram się zawsze znaleźć czas na przywitanie się i krótką rozmowę, bez względu na to gdzie akurat siedzą i czy na siebie trafimy w trakcie dnia czy nie. Słowem - chodzę po ludziach 🙂
Ćwiczenie dla ciebie: przez następny tydzień mów 'cześć' ludziom siedzącym w pokojach, obok których przechodzisz w drodze do własnego w trakcie dnia (lub na początku).

2. Przedstaw się!

Kolejna oczywistość, ale dla mnie jako introwertyka nie do końca łatwa. Dużo łatwiej jest mi czekać, aż ktoś nas sobie łaskawie przedstawi. Walczę z tym - im szybciej przecież poznam imię drugiej osoby, tym szybciej zacznie budować się relacja. Samo imię ma dużą moc w rozmowie - zwróćcie czasem uwagę, co się dzieje z drugą osobą kiedy zwrócimy się do niej po imieniu (np. "Tomku, widzę, że robisz to User Story"). Ja wtedy np. zamieniam się w słuch.
Ćwiczenie dla ciebie: na następne spotkanie w szerszym gronie przyjdź parę minut wcześniej. Przedstaw się osobiście każdej osobie, której nie znasz.

3. Spędzaj czas z ludźmi i słuchaj ich.

Kolejna rzecz, którą z czasem sobie wypracowałem: przezwyciężenie wrodzonej chęci do zamknięcia się ze swoim zadaniem w swojej własnej przestrzeni gdzie jest cisza i spokój 🙂 Aby poznać ludzi, trzeba z nim przebywać. Słuchać tego, co mówią, jak się zachowują - szczególnie w 'luźnych' sytuacjach typu lunch, wspólne wyjście, etc. Zwróć uwagę na momenty, w których się 'nakręcają' - o czym wtedy mówią? To będą właśnie rzeczy, które są dla nich ważne, którymi się interesują.
Ćwiczenie dla ciebie: zbierz zespół któregoś dnia w pracy i idźcie razem na śniadanie/lunch. Zaobserwuj co jest tematem rozmowy i włącz się do dyskusji.

4. Pytaj o zainteresowania. Szukaj podobieństw.

Dowiedz się, co 'nakręca' ludzi, z którymi współpracujesz. To, co robimy w pracy to tylko wycinek (znaczny, ale jednak) tego, kim jesteśmy i co robimy. Pytaj, interesuj się tymi 'pobocznymi' tematami. Tutaj warunek jest jeden: szczere zainteresowanie. Kiedy nasz rozmówca zobaczy, że udajemy zainteresowanie (np. z grzeczności), może to wyhamować budującą się relację. Jeszcze lepiej, jeśli znajdziemy wspólne tematy do rozmowy - mamy skłonność do szukania ludzi, którzy mają podobne zainteresowania czy wartości co my. Być może utwierdza nas to w przekonaniu, że nasze wartości są 'dobre'.
Ponieważ jedną z moich mocnych stron (StrengthsFinder Gallupa) jest 'Individualization', nie muszę się zmuszać do słuchania - mnie naprawdę fascynuje to, jak każdy może być inny 🙂 Inną sprawą jest to, że zawsze mi bliżej do ludzi, których polubię na bazie ich zainteresowań, wartości. Nie umiem wszystkich traktować 'po równo'.
Ćwiczenie dla ciebie: u każdej osoby, z którą ściśle współpracujesz, znajdź przynajmniej jedną rzecz, która 'napędza' (interesuje, angażuje) tę osobę.

5. Otwieraj się. Mów także o swoich problemach, wątpliwościach, słabościach. Proś o pomoc.

Mam wrażenie, że nie jest to łatwe w środowisku 'profesjonalnym' - przyznać się do niewiedzy, do błędu. Zobaczyłem, że właśnie taka otwartość, poproszenie o pomoc czy o naukę działa bardzo pozytywnie na budowanie relacji. Szczególnie kiedy np. wchodzimy jako 'Ekspert' z zewnątrz do zespołu. Poprzez otwieranie się i mówienie jasno o swoich problemach, proszenie o pomoc, angażowanie w swoje sprawy - skracamy dystans, stawiamy na partnerstwo zamiast na stosunek 'rodzic-dziecko'.
Nie wiem jak wy, ale ja strasznie nie lubię jak ktoś przychodzi do mnie z pozycji wszystko-wiedzącego, niepopełniającego błędów eksperta, który chce mi udowodnić jak wiele jeszcze nie wiem 🙂
Ćwiczenie dla ciebie: przy następnej 'aktywności scrum'owej' (facylitacja spotkania, wyliczanie metryk, wdrażanie nowej praktyki inżynierskiej) poproś osobę z zespołu o poradę.

6. "Jak mogę ci pomóc?" + faktyczna pomoc

Jedna z kluczowych pozycji. Nie ważne, czy pracuję jako SM czy trener czy mentor - podstawowym elementem jest dla mnie pomoc (np. w rozwoju) drugiej osobie czy grupie osób. Przez 'pomoc' rozumiem tutaj nie wrzucanie na siłę zespołowi jakichś praktyk (niestety, zdarzało mi się tak robić) "bo przecież to dla ich dobra", tylko zdiagnozowanie potrzeby i zaadresowanie jej. Nic tak nie zacieśnia relacji jak wzajemna pomoc (więcej na ten temat przeczytacie w "Głaskologii").
Ważne: nie zostawiajmy ludzi z samym "Jak mogę ci pomóc?" i jednocześnie licząc na to, że jednak nic nie będziemy musieli robić ("Może wystarczy pokazać, że w razie czego coś mogę pomóc, ale przecież o nic mnie nie zapyta, bo się na tym nie znam?"). Ludzie będą chcieli zobaczyć efekty. Dodatkowo: moim zdaniem nie jest możliwe zebranie prawdziwych potrzeb od współpracowników, zanim faktycznie nie nawiążemy z nimi relacji (patrz punkty 1-5). Wydaje mi się, że dopiero wtedy otworzą się oni na tyle, żeby ujawnić swoje faktyczne problemy.
Ćwiczenie dla ciebie: pójdź do osoby, z którą współpracujesz i z którą masz zbudowaną już dobrą relację. Wybierz taką osobę, która według ciebie z czymś się boryka (np. zauważyłeś ostatnio niższy poziom energii u tej osoby). Zaproponuj swoją pomoc.

7. Docenienie, podziękowanie - tajna broń

Jednym z najlepszych, moim zdaniem, sposobów na 'dokładanie' środków do naszego kapitału zgromadzonego u innych osób jest docenienie i wzmocnienie. Tak się dobrze składa, że jest to też jedna z podstawowych technik wsparcia rozwoju. Doceniając pozytywne zachowania, wzmacniając osobę w wysiłkach nie dość, że budujemy wzajemną relację, to jeszcze wskazujemy dobry kierunek - wpływamy na kształtowanie pozytywnych postaw. Mając w ręku taki 'oręż', po prostu trzeba z niego korzystać. Nie dajcie się porwać (wygodnemu) podejściu w stylu: "przecież jak nic nie mówię, to wiadomo, że jest dobrze".
Ważne: docenienie, wzmocnienie i podziękowanie - wszystkie te rzeczy powinny być moim zdaniem niezwłoczne, szczere oraz proporcjonalne do poziomu zachowania (czyli nie dziękujemy z różami i czekoladką za ciepłe słowo przy ekspresie do kawy 2 miesiące temu - no chyba, że słowa te odmieniły nasze życie 🙂 ).
Ćwiczenie dla ciebie: każdego dnia przez następny tydzień znajdź czas aby docenić lub podziękować za coś komuś w pracy. Jeśli nie widzisz takich rzeczy - patrz ćwiczenie z punktu 5.

W skrócie: Bądź mądry - zbuduj relacje. Nie bądź jak ten bohater.